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会议会场的选择和安排
分类: 会议接待  发布时间: 2013-04-11 11:07 
会议会场的选择和安排

会议会场的选择和安排
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选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要,面对众多的场所,到底怎样去选择呢?
1.列出可供选择的清单
    必须制作一个会议场所清单表,清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理,表明了酒店的条件好坏,将大大便于各个场所的比较和选择。
2.选择合适类型的场所
    选择适合的会议场所,必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。
酒店:(按类型划分)
商务型酒店:
     这类酒店无论在外部设计,还是在内部装修,以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层),一般都充分体现了现代商务高效、快捷的 内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议,有一个或多个多功能厅,24小时全天候办公,有较强的服务能力,此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身 房、游泳池等设施。
度假型酒店:
    这类酒店一般建在旅游胜地或海边,外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色,集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展,度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动,这些无疑大大方便了会议单位。
(按地点划分)
位于市中心:
    在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者来自国内或本地区,那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店,这样与会者的随行家属便有很多活动可做。
位于市郊:
    对于当地可驱车前往的与会者来说,这类酒店是大受欢迎的。
3. 会议类型与场所的搭配
# 举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)。
# 研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合)。
# 重大的奖利、表彰型会议一定要有档次,要引人入胜,会议的目的是对杰出表现予以奖励。
# 对于交易会和新产品展示会,需要选择有展厅的场所,还要求到达会场几所在城市的交通必须便利。
4.现场参观注意事宜
    在考虑去做现场参观之前,先检查一下是否已具备了前提条件:
# 报价方接受和同意会议名细表中各项事宜;
# 报价房应是后选名单中较好的一个;
# 对报价方拟订的合同条款基本接受。
5.亲临现场实地考察
    对于亲临现场进行考察应注意以下五点:
# 会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题;
# 只要可能,一定要在对方建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观,因为这会使酒店产生直接费用;
# 不要出于个人原因再次参观酒店;不要随带家属同行;
# 想一想是以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况为好还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的;

# 考虑另一家酒店作为“备选”。

根据会议类型和客户的要求,合理布置会场,如:

研讨会议:研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不是很多,除非是行业标准讨论,一般不会超过一百人。这类研讨 会的关键点是会场及地点选择。会场除一般性的主会场外,通常需要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外,其他座位应当体现平等精神,发言 用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于十五人。关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点,最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐 休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

培训会议:培训会议也是专业型会议,通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知 识传授,所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或者场地,可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训 会议的关键点:场地、培训设施及培训师。

社团会议:社团会议通常为纯会议,往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议,表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。

公益性/技术性论坛:此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特点,所以会议场所的选择非常重要,基本 要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外,如果 会议主办地的会场不能满足几种分割要求,那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。

订货交流会议:此类会议实际上兼有展览性质,因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心,带有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会,可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是:场地选择、会场控制、布置。